Das «Postwägeli» wird abgeschafft Die Gemeinde Binningen empfängt schon bald ihre ganze Korrespondenz digital über die ePost-Plattform. Der aufwendige Arbeitsprozess für die Postbearbeitung fällt damit weg. Ein Fortschritt, der auch in der Privatwirtschaft Schule machen dürfte.

Die Gemeinde Binningen empfängt schon bald ihre ganze Korrespondenz digital über die ePost-Plattform. Der aufwendige Arbeitsprozess für die Postbearbeitung fällt damit weg. Ein Fortschritt, der auch in der Privatwirtschaft Schule machen dürfte.

Jeden Morgen holen zwei Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung Binningen mit einem Handwagen die Post ab. Die gesamte Ladung des «Wägelis» muss danach sortiert, geöffnet, gestempelt und zur entsprechenden Abteilung gebracht werden. Damit ist die Bearbeitung der Papierpost noch nicht abgeschlossen. «In manchen Bereichen arbeiten wir schon digital. Was noch auf Papier eintrifft, muss deshalb gescannt werden, damit es im Computersystem verfügbar ist», erläutert Verwaltungsleiter Christan Häfelfinger.

Mit der aufwendigen Handarbeit ist bald Schluss. Denn die Gemeinde Binningen führt in diesen Monaten die Kommunikationsplattform ePost ein. Diese bringt eine durchgängige Digitalisierung der gesamten eintreffenden Korrespondenz. Sämtliche Post, die noch auf Papier eintrifft, wird in einem hochsicheren Scanzentrum eingescannt. Die digitalen Dokumente werden anschliessend automatisch triagiert. «Die Software erkennt, welche Abteilung der richtige Adressat ist und verschiebt das Dokument automatisch in das passende digitale Postfach», erläutert Jean-Daniel Andrey. Er ist Head of Customer Engagement ePost bei der Firma KLARA, welche die Softwarelösung programmiert.

Freiwillig und angenehm

Die gesamte eintreffende Korrespondenz ist also schon bald digital verfügbar. Doch was ist mit der ausgehenden Post? Werden die Einwohnerinnen und Einwohner von Binningen jetzt quasi von oben digitalisiert? Nein, meint Christian Häfelfinger:  «Die Empfängerin bestimmt, ob sie unsere Post lieber auf Papier oder digital empfängt. Diese Freiwilligkeit ist für uns ein grosser Pluspunkt.» Möglich ist die flexible Lösung dank der ePost-Plattform. Sie erkennt, ob jemand schon digital erreichbar ist. In diesem Fall werden die Dokumente direkt in die ePost-App zugestellt. Andernfalls werden die Dokumente ganz klassisch ausgedruckt, verpackt auf als Briefpost zugestellt. 

Der digitale Briefverkehr ist ein kleiner, aber wichtiger Baustein für eine grosse Vision. Denn zusammen mit dem Kanton Basel Landschaft und der Post baut die Gemeinde Binningen von 2023-25 ein neues, kundenzentriertes Webportal auf. «Das Ziel ist es, den Kontakt zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung möglichst einfach, angenehm sowie unabhängiger von Ort und Uhrzeit zu machen», sagt Christan Häfelfinger. Mit dem neuen Portal könne man zeit- und ortsunabhängiger werden und die Verwaltungsarbeit transparenter und nachvollziehbarer gestalten.

Starker Partner

An den Service Public werden besonders hohe Anforderungen bezüglich Datenschutz und Vertraulichkeit gestellt. Das macht die nicht ganz einfachen Digitalisierungs-Projekte vieler Verwaltungseinheiten noch komplexer. In dieser Situation ist die Digitalisierung des Posteingangs und Postausgangs ein zentraler «Enabler» für den Aufbau des Binninger Portals. Alle Fragen bezüglich Geheimhaltung, Vertraulichkeit und Sicherheit habe man mit der Wahl des richtigen Partners auf einen Schlag lösen können, berichtet Christian Häfelfinger: «Die Schweizerische Post garantiert die Einhaltung des Briefgeheimnisses, und zwar auf Papier wie auch digital. Das war für uns als öffentlich-rechtliche Institution eine zwingende Rahmenbedingung und in der Kommunikation mit der Bevölkerung eine enorme Erleichterung.»