Jahresabschluss auf die einfache Art Damit es keine Probleme mit Lohnzahlungen, Sozialversicherungen oder der Mehrwertsteuer gibt, braucht jede Firma einen sauberen Jahresabschluss. Mit einer guten Business-Software wird dieser markant einfacher.

Damit es keine Probleme mit Lohnzahlungen, Sozialversicherungen oder der Mehrwertsteuer gibt, braucht jede Firma einen sauberen Jahresabschluss. Mit einer guten Business-Software wird dieser markant einfacher.

Den Jahresanfang erleben viele Unternehmerinnen und Unternehmer als angespannte Zeit. Denn in kurzer Zeit müssen viele ungeliebte Aufgaben erledigt werden: Neben dem Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung stehen die Lohnmeldungen für die AHV ins Haus, ebenso das Erstellen der Lohnausweise, die Mehrwertsteuer-Abrechnung und die Abstimmung mit der Unfallversicherung und weiteren externen Partnern. «Der Aufwand ist nicht klein, vor allem, wenn man alles auf einmal machen will oder muss. Der Jahreswechsel bringt an den Tag, ob die Organisation der Firma funktioniert oder ob es an bestimmten Punkten noch klemmt», sagt Katharina Hunkeler-Merz, Verantwortliche für Finanzsysteme und Prozesse bei KLARA.

Schnell und exakt

Anfang Jahr muss der AHV-Ausgleichskasse gemeldet werden, welche Lohnsumme im neuen Kalenderjahr ausbezahlt wird. Auf Abweichungen oder Fehler reagiert das System AHV eher ungnädig: Wer eine Zahlungsfrist verpasst oder mehr als 20 Prozent von der deklarierten Lohnsumme abweicht, wird schnell mit Verzugszinsen, Gebühren oder gar Strafzahlungen konfrontiert. Als ausgebildete HR-Leiterin weist Katharina Hunkeler-Merz auf einen weiteren Punkt hin: «Probleme oder Fehler in der Lohnbuchhaltung sind für Mitarbeitende sehr unangenehm. Ein falsch ausgefüllter Lohnausweis oder eine zu späte Gehaltszahlung kann schnell zu Problemen führen. Als Unternehmerin oder Unternehmer sollte man solche Fälle unbedingt vermeiden, denn so geht beim Personal viel Goodwill verloren.»

Mit der Software von KLARA können die monatlichen Lohnabrechnungen sowohl für normal besteuerte Mitarbeitende wie auch für Angestellte mit Quellensteuerpflicht ausgestellt werden. Ebenso ist die monatliche oder jährliche Lohnmeldung mit wenigen Klicks möglich. «Wir nutzen die Elektronische Lohnmeldung (ELM) und können an über 80 Ausgleichskassen die korrekten Daten im richtigen Format liefern», erläutert Hunkeler-Merz. Auch weitere Sozialversicherungen – von der Krankentaggeldversicherung (KTG) über die Familienausgleichskasse (FAK) bis zur Unfallzusatzversicherung (UVGZ) – werden automatisch mit den richtigen Angaben versorgt. Die digitale Datenübermittlung funktioniert auch zu den kantonalen Steuerverwaltungen oder zum Bundesamt für Statistik.

Mehr Klarheit über Finanzen

Weil in KLARA alle Belege fortlaufend verbucht werden, ist auch die Abrechnung der Mehrwertsteuer kein Drama mehr. «Am mühsamsten ist es, wenn ich alle Belege in einer Schuhschachtel sammle und diese Ende Jahr dem Treuhänder bringe. Bezahle ich hingegen eine Rechnung via KLARA, wird dies nicht nur in meiner eigenen Buchhaltung registriert, sondern auch gleich für die Mehrwertsteuer berücksichtigt», sagt Katharina Hunkeler-Merz. Damit ist die Buchhaltung immer à jour, und die periodische Mehrwertsteuer-Deklaration ist schneller und einfacher. Ebenso schafft die fortlaufende Verbuchung mehr Klarheit über den Geschäftsgang: Wer mit dem Verbuchen seiner Belege nicht zu lange zuwartet, kann sogar quartalsweise oder monatliche Zwischenabschlüsse machen.   

Ein zügiger Jahresabschluss ist ohnehin sinnvoll: Spätestens im Februar treffen die Unterlagen für die Steuererklärung ein. Und wenn ein Unternehmen als Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) besteht, ist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres eine Generalversammlung vorgeschrieben. Ohne Jahresabschluss darf diese nicht durchgeführt werden. «Bei grösseren Firmen sollte man auch an die Kapitalbeschaffung denken. Unter Umständen benötigt man einen Bankkredit, oder es gibt – denken wir nur an Corona im 2020 – eine Pandemie inklusive staatlichen Unterstützungsmassnahmen. In solchen Situationen möchte man ganz einfach alle nötigen Zahlen liefern können, und zwar sofort», meint Katharina Hunkeler-Merz.